Dokumenten Verwaltung

In der Geschäftswelt fallen für jeden einzelnen Vorgang die verschiedensten Dokumente an. Diese müssen von Gesetz wegen für bestimmte Zeiten aufbewahrt werden. Man benötigt die meisten Dokumente für das Finanzamt oder aber für die Hausbank um eventuelle Investitionen vorzubereiten. Daher ist es unumgänglich, eine gut funktionierende Dokumentenverwaltung zu besitzen.

War es früher unabdingbar, dass man die Dokumentenverwaltung derart bewältigte, dass sämtliche Dokumente in Papierform abgeheftet und in der Registratur eingeordnet wurden, so kommt im heutigen modernen Büro immer mehr der papierlose Datenverkehr zum Zuge. Dabei darf man nicht außer Acht lassen, dass es sich auch hierbei um Dokumente – elektronische oder auch digitale Dokumente – handelt. Wie aber bekommt man solche Daten in die herkömmliche Registratur oder aber in den Aktenordner?

Hier kommen sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (engl. Document Management System) zum Einsatz. Sie erledigen die Dokumenten Verwaltung für die digitalen Dokumente. Das funktioniert genauso, wie man es von der herkömmlichen Dokumentenverwaltung gewohnt ist – jedoch am Computer. Hierzu hat man entsprechende Software entwickelt, die einem genau diese Arbeiten erledigt. Wenn man die Dokumente in Papierform abgeheftet hat, egal ob in einer Registratur oder in einem Aktenordner, dann muss man bei Bedarf diese Papiere in den entsprechenden Ordnern oder Registern suchen. Hat man sie gefunden kann man sie entweder kopieren oder den entsprechenden, anfragenden Stellen vorlegen.

Bei der modernen Dokumenten Verwaltung verhält es sich ebenso, allerdings weitaus schneller. Wenn man hier ein bestimmtes Dokument sucht, dann gibt man den Begriff im Computer ein und schon hat man das Ergebnis auf dem Bildschirm. Wird dieses Dokument woanders benötigt, kann man es per Email versenden. Man kann diese Dokumente sogar digital signieren und sie erhalten damit sogar vor Behörden Gültigkeit. Sollte ein solches Dokument dann doch einmal in Papierform benötigt werden, dann kann man es mit der Dokumentenmanagement Software per Mausklick an den Drucker senden und ausdrucken. Somit ist die moderne Dokumenten Verwaltung in jedem Fall eine Bereicherung für jedes Büro. Vor allem große Betriebe können kaum noch auf ein Dokumentenmanagementsystem verzichten.