ERP Pflichtenheft

Im ERP Pflichtenheft müssen die Geschäftsprozesse eines Unternehmens, das ein ERP-System benutzt, dokumentiert sein, bevor die Auswahlphase für neue ERP Software beschritten werden kann. Eines der größten Risiken im Verlauf von ERP Projekten liegt in der Überbewertung von technischen Anforderungen und ggfs. Schnittstellenoffenheit. Oftmals wird vernachlässigt, dass unzureichend dokumentierte Geschäftsprozesse genauso risikoreich in der Projektrealisierung sind wie Geschäftsprozesse, die keine Optimierungsphase erfahren haben, die neutral vom bestehenden Legacy System durchgeführt wurde.
Die klare (grafische) Dokumentation der Geschäftsprozesse vor der ERP-Einführung im ERP Pflichtenheft bildet die Grundlage um die Angebote der Anbieter von ERP-Software vergleichen zu können. Das Implementierungsrisiko durch das ERP Pflichtenheft kann weiter reduziert werden, indem eine klare Kategorisierung von Geschäftsprozessen vorgenommen wird, die bereits im ERP Standard unterstützt werden müssen und solche, die ggfs. auf Individualentwicklung und Releasefähigkeit in der ERP-Lösung bewertet werden müssen.
Das ERP Pflichtenheft bildet demnach nicht nur die Grundlage der Ausschreibung, sondern ist fester Bestandteil auch im Vertragsabschluß.
Neben der sauberen Dokumentation und Differenzierung des Prozessmanagements bietet das ERP Pflichtenheft Gelegenheit den Implementierungsaufwand durch eigenes Personal und zwar sowohl hinsichtlich der eigenen IT-Abteilung als auch der betroffenen Fachabteilungen beim künftigen Auftraggeber vorab zu begrenzen. Neben den offensichtlichen Kostentreibern wie Hardwareanforderungen und Lizenzen tickt hier oft eine Zeitbombe im Implementierungsprozess, der signifikant ansteigt, je weiter die Anforderungen der Fachabteilungen vom ERP Pflichtenheft abweichen. Dieser Mehraufwand kann nicht nur vom Anbieter geltend gemacht werden, aber im Zuge von stufenweiser Implementierung und späteren Releaseständen die Finanzplanung eines Projekts sprengen.
Vertragssicherheit kann auch hier gewährleistet werden, wenn Angebote nur unter Berücksichtigung der Vorgaben aus dem solide geführten ERP Pflichtenheft akzeptiert werden.